Alles om uw documenten bij elkaar te houden

Een slim ingericht archief is het halve werk en bespaart veel tijd, maar hoe kunt u opbergen en archiveren nou het slimste aanpakken?  Om deze vraag te beantwoorden is het van belang dat u eerst een volgende vraag beantwoordt: wat is het belangrijkste aspect van uw te archiveren documenten en welke informatie wilt u waar vinden? Ook is het van belang dat u goed bedenkt of u uw documenten alleen wilt opbergen of voornamelijk wilt archiveren omdat u uw documenten niet meer regelmatig nodig heeft.

Hangmappen (met binnenmappen) of ordners? Soms werkt het handiger om dossiers in te binden, maar soms werkt losbladig beter. Dan kunt u kiezen voor showtassen, inlegmappen, klemborden of enveloptassen. De meest gebruikte mappen om papieren en documenten in te bewaren, te ordenen en te beschermen zijn ordners en ringbanden. Het grote verschil tussen deze twee opbergsystemen is dat een ordner altijd twee ringen heeft: ringbanden daarentegen zijn verkrijgbaar in meer verschillende uitvoeringen (variërend van 2, 4, 17 of 23 ringen) en groottes. Heeft u uw documenten regelmatig nodig? Dan zijn ordners een logische keuze, omdat ze veel aan kunnen door hun stevigheid en handig zijn in het gebruik. Deze ordners kunt u vervolgens voor meer permanente archivering eenvoudig opbergen in archiefkasten, archiefdozen of ordnermolens. In het geval van archivering zijn hangmappen ook een geschikte manier om uw dossiers te structureren. Dit opbergsysteem is voornamelijk geschikt voor dossiers die uit maximaal 30 A4’tjes bestaan. Deze zijn vervolgens op te bergen in speciale ladekasten of hangmapcassettes.

Nadat u het juiste opbergsysteem heeft uitgekozen is het slechts nog een kwestie van structuur aanbrengen en sorteren. Hierbij alvast een paar eenvoudige tips: sorteer uw mappen op onderwerp en gebruik één map per onderwerp; wees selectief en bewaar geen onnodige documenten; houd een lijst bij van de verschillende onderwerpen en voorzie elke map van tabbladen en labels; archiveer uw mappen op alfabetische volgorde; schoon uw archief ieder jaar op; voorkom stapels documenten die nog ingedeeld moeten worden en zorg altijd voor voldoende lege archiefmappen op voorraad; zorg voor twee verschillende opbergsystemen, één voor lopend werk en één voor voltooid te archiveren werk; maak digitale kopieën van je papieren documenten met een scanner.

Met alleen mappen komt u er natuurlijk nog niet. Tabbladen en hoekclips helpen u om in uw mappen een structuur aan te brengen en op de juiste manier uw documenten te sorteren. Met opvallende tabbladen kunt u eenvoudig een bepaald punt in uw map terugvinden. Vaak kunt u ook uw eigen tekst op de tabs zetten. Ook hoekclips zijn heel handig, omdat de clips uw documenten bundelen en ze eenvoudig ook weer los te maken zijn zonder uw documenten te beschadigen.

Op zoek naar meer mogelijkheden om wat orde in de chaos te scheppen? Wat dacht u van een perforator, archiefdozen, tabbladen of een nietmachine.