Het structureren en organiseren van hangmappen

Bent u bezig met het (her)organiseren van uw archief? Hangmappen zijn een uiterst geschikte manier om uw dossiers te structureren. Dit opbergsysteem is voornamelijk geschikt voor dossiers die uit maximaal 30 A4’tjes bestaan. Deze zijn vervolgens op te bergen in speciale ladekasten of hangmapcassettes. Om uw archiefkast nog overzichtelijker te maken en te zorgen voor een handige onderverdeling in uw documenten, kunt u binnenmappen in uw hangmappen aanbrengen. De meeste binnenmappen zijn te gebruiken in zowel laterale als verticale hangmappen. Door te kiezen voor vouwmappen in verschillende kleuren en/of met tabs kunt u gemakkelijk onderwerpen en verschillende onderdelen herkennen.
Met een inlegmap of een elastomap kunt u ook in nog te verwerken papierstapels een duidelijke structuur aanbrengen.

Archiveren lijkt een hele klus, maar als u er wat handigheid in krijgt hoeft het niet zo veel werk te zijn. Hierbij alvast een paar eenvoudige tips: sorteer uw mappen op onderwerp en gebruik één map per onderwerp; wees selectief en bewaar geen onnodige documenten; houd een lijst bij van de verschillende onderwerpen en voorzie elke map van tabbladen en labels; archiveer uw mappen op alfabetische volgorde; schoon uw archief ieder jaar op; voorkom stapels documenten die nog ingedeeld moeten worden en zorg altijd voor voldoende lege archiefmappen op voorraad; zorg voor twee verschillende opbergsystemen, één voor lopend werk en één voor voltooid te archiveren werk; maak digitale kopieën van je papieren documenten met een scanner.

Op zoek naar meer mogelijkheden om wat orde in de chaos te scheppen? Wat dacht u van een perforator, tabbladen of een nietmachine.