Hangmappen in alle formaten

Bent u bezig met het (her)organiseren van uw archief? Hangmappen zijn een uiterst geschikte manier om uw dossiers te structureren. Dossiers die in een hangmap opgeborgen zijn, kunnen eenvoudig uit de kast en map gehaald worden om te verplaatsen. Daardoor heeft u veel flexibiliteit met dit opbergsysteem. Deze manier van opbergen is voornamelijk geschikt voor dossiers die uit maximaal 30 A4’tjes bestaan. Er zijn echter ook hangmappen met een grotere capaciteit, deze mappen hebben onderaan een U-vorm in plaats van een V-vorm. Deze zijn vervolgens op te bergen in speciale ladekasten of hangmapcassettes. Hangmappen zijn in twee soorten te verkrijgen: verticaal en lateraal. Een verticale hangmap wordt meestal gebruikt voor het opbergen van papieren in een lade en heeft dan ook een venster voor de ruiterstrook aan de bovenkant op de lange zijde. Bij de laterale variant zit dit venster juist aan de voorkant van de korte zijde van de map, zodat de dossiers eenvoudig in een hangmapkast opgeborgen kunnen worden. Indien u wilt dat de voorkant van de map zichtbaar is, is de laterale hangmap aan te raden. Door een ruiterstrook in de ruiter van de hangmap te plaatsen ziet u in één oogopslag wat de inhoud van de hangmap is. In de hangmap kunt u vervolgens weer binnenmappen plaatsen om uw dossier te structureren.

Archiveren lijkt een hele klus, maar als u er wat handigheid in krijgt hoeft het niet zo veel werk te zijn. Hierbij alvast een paar eenvoudige tips: sorteer uw mappen op onderwerp en gebruik één map per onderwerp; wees selectief en bewaar geen onnodige documenten; houd een lijst bij van de verschillende onderwerpen en voorzie elke map van tabbladen en labels; archiveer uw mappen op alfabetische volgorde; schoon uw archief ieder jaar op; voorkom stapels documenten die nog ingedeeld moeten worden en zorg altijd voor voldoende lege archiefmappen op voorraad; zorg voor twee verschillende opbergsystemen, één voor lopend werk en één voor voltooid te archiveren werk; maak digitale kopieën van je papieren documenten met een scanner.

Op zoek naar meer mogelijkheden om wat orde in de chaos te scheppen? Wat dacht u van een perforator, tabbladen of een nietmachine.