Orde in uw archief met ordners

De meest gebruikte mappen om papieren en documenten in te bewaren, te ordenen en te beschermen zijn ordners en ringbanden. Heeft u uw documenten regelmatig nodig? Dan zijn ordners een logische keuze, omdat ze veel aan kunnen door hun stevigheid en handig zijn in het gebruik. Deze ordners kunt u voor meer permanente archivering eenvoudig opbergen in archiefkasten, archiefdozen of ordnermolens. Maak uw archief vervolgens compleet met rugetiketten en tabbladen voor ordners. Zo zijn scheidingsstroken om ordners te structureren er in breed en trapezium formaat en verkrijgbaar in verschillende kleuren. De meest gangbare maat voor ordners is 80mm en door de brede, stevige kaft kunt u eenvoudig uw belangrijkste informatie op een rugetiket schrijven. Daarnaast zorgt de stevigheid van de kaft ervoor dat pagina's recht en netjes blijven, ook als ze ineen tas of doos liggen. Een bekend en betrouwbaar ordnermerk is Leitz.

Archiveren lijkt een hele klus, maar als u er wat handigheid in krijgt hoeft het niet zo veel werk te zijn. Hierbij alvast een paar eenvoudige tips: sorteer uw mappen op onderwerp en gebruik één map per onderwerp; wees selectief en bewaar geen onnodige documenten; houd een lijst bij van de verschillende onderwerpen en voorzie elke map van tabbladen en labels; archiveer uw mappen op alfabetische volgorde; schoon uw archief ieder jaar op; voorkom stapels documenten die nog ingedeeld moeten worden en zorg altijd voor voldoende lege archiefmappen op voorraad; zorg voor twee verschillende opbergsystemen, één voor lopend werk en één voor voltooid te archiveren werk; maak digitale kopieën van je papieren documenten met een scanner.

Op zoek naar meer mogelijkheden om wat orde in de chaos te scheppen? Wat dacht u van een perforator, tabbladen of een nietmachine.