Eenvoudig structuur aanbrengen

Heeft u uw documenten en papieren ondergebracht in mappen, maar begint u toch alsnog het overzicht te verliezen? Tabbladen in uw ordners en ringbanden zijn een uiterst geschikte manier om uw dossiers te structureren. Tabbladen zijn er in verschillende soorten en maten, dus zo kunt u zelf kiezen hoe u uw mappen wilt organiseren. Organiseer bijvoorbeeld alfabetisch of op kleur. Een andere belangrijke keuze die u moet maken is of u liever bedrukte of onbedrukte tabbladen wenst. Het verschil is eenvoudig: bij onbedrukte tabbladen kunt u zowel de tabs als het eventuele indexblad zelf beschrijven of bedrukken,  bedrukte tabs zijn voorbedrukt met bijvoorbeeld cijfers, het alfabet of kalendermaanden. Maak uw archief vervolgens compleet met rugetiketten.

Een andere eenvoudige manier van structureren en labelen zijn zelfklevende tabs. Dit alternatief voor tabbladen zijn snel en simpel in gebruik omdat de tabs snel zonder lijmresten te verwijderen en vervangen zijn.

Archiveren lijkt een hele klus, maar als u er wat handigheid in krijgt hoeft het niet zo veel werk te zijn. Hierbij alvast een paar eenvoudige tips: sorteer uw mappen op onderwerp en gebruik één map per onderwerp; wees selectief en bewaar geen onnodige documenten; houd een lijst bij van de verschillende onderwerpen en voorzie elke map van tabbladen en labels; archiveer uw mappen op alfabetische volgorde; schoon uw archief ieder jaar op; voorkom stapels documenten die nog ingedeeld moeten worden en zorg altijd voor voldoende lege archiefmappen op voorraad; zorg voor twee verschillende opbergsystemen, één voor lopend werk en één voor voltooid te archiveren werk; maak digitale kopieën van je papieren documenten met een scanner.

Op zoek naar meer mogelijkheden om wat orde in de chaos te scheppen? Wat dacht u van een perforator, ringbanden, ordners of een nietmachine.